Całość zagadnienia przechowywania dokumentów wymaganych przez przepisy warto rozumieć jako spójny system — od momentu powstania dokumentu, przez jego klasyfikację, aż po bezpieczne usunięcie. W praktyce, dokumentacja wymagana przez VerpackDG powinna być przechowywana tak, by możliwe było szybkie udostępnienie jej podczas kontroli, jednocześnie zachowując zasady ochrony danych i integralności zapisów.
Najważniejsze pytania dotyczą tego, co dokładnie zatrzymać i jak długo: czy mówimy o dowodach rejestracji wprowadzanych opakowań, umowach z partnerami, czy raportach dotyczących masy i składu opakowań. Okresy przechowywania nie są jednorodne — część dokumentów powinna być dostępna przez kilka lat, inne wymagają dłuższego archiwum ze względu na zobowiązania sprawozdawcze lub odpowiedzialność cywilnoprawną.
- Rejestry i raporty ilościowe — rekomendowane: min. 3–5 lat;
- Umowy z odbiorcami i dostawcami oraz dowody utylizacji — rekomendowane: 5 lat lub dłużej w zależności od ryzyka;
- Dokumentacja dotycząca zgodności materiałowej i testów — zachować przez okres obowiązywania produktu i + kilka lat;
- Protokoły audytów wewnętrznych i zewnętrznych — przynajmniej 5 lat.
Przyjmując rozwiązania praktyczne, warto dbać o centralizację dokumentów, metadane pozwalające na szybkie wyszukiwanie oraz regularne kopie zapasowe. Dobrym nawykiem jest wprowadzenie klasyfikacji według kategorii i przypisania do każdej kategorii określonego okresu przechowywania oraz odpowiedzialnej osoby — to minimalizuje ryzyko utraty danych i ułatwia przygotowanie do kontroli.
Prostota i przewidywalność w polityce archiwizacji to często klucz do sukcesu: jasne procedury przyjmowania dokumentów, regularne przeglądy archiwów oraz harmonogram kasacji pozwalają ograniczyć koszty przechowywania i zmniejszyć ryzyko naruszeń przepisów. W praktyce oznacza to też przygotowanie się na audyty i dokumentowanie działań usuwania dokumentów, co bywa równie ważne jak samo ich przechowywanie.